Gute Vornahme für´s neue Jahrzehnt - Kill the stupid rule!*

Wagen Sie das Experiment, stellen Sie ihre eingeübten Routinen auf die Probe. Wann ist eine Regel überflüssig, wann kostet sie einfach nur Zeit oder verhindert sogar, dass man alternative Vorgehensweisen etabliert, die sich besser zur Zielerreichung eignen? "Kill the stupid rule" ist als Methode gar nicht so neu. Unter dem Einfluss von "New Work" wächst allerdings ihre Bedeutung. Die Methode steht häufig am Anfang von Innovationen und eignet sich dazu, gerade im Administrationsdschungel kräftig aufzuräumen und dabei Beschäftigte und Betroffene mit ihrer Expertise glaubwürdig mitzunehmen. Schritt 1: alle sammeln - z.B. als Tandem - auf Post-Its in fünf bis zehn Minuten so viele Regeln wie möglich, die man am besten ändern sollte. Schritt 2: Die Post-Its werden anonym an eine Pinwand geheftet. Schritt 3: in vorzugsweise heterogen zusammengesetzen, kleinen Gruppen werden Alternativen erarbeitet. Was uneffektiv ist, fliegt ganz raus.

Zur Zeit werden in Verwaltungen vermehrt so genannte "Geschäftsprozesse" beschrieben. Das ist sinnvoll und u.a. Vorausetzung für die spätere Digitalisierung von Arbeits- und Kommunikationsprozessen. Typische Prozessschritte werden visualisiert (z.B. als Flussdiagramm oder anschauliche Infografik). Machen Sie sich keine Illusionen: das sieht nicht nur schön aus und hilft dabei, sich schnell zu orientieren: "Wie bearbeite ich einen Vorgang richtig?", es geht auch um die Standardisierung von Abläufen und um Controlling - potenziell leider auch um den Verlust von individuellen Gestaltungsfreiräumen, die wichtig für Motivation und Identifikation sind. Verzichtet man auf einen Schritt, der, wie die beschriebene "Kill the stupid rule"- Methode, Routinen kritisch hinterfragt oder werden entsprechende Geschäftsprozesse sogar top-down vorgegeben, können suboptimale Prozesse betoniert werden. Wenn Geschäftsprozessbeschreibungen Banalitäten abbilden oder Inflexibilität fördern, geraten sie zum Selbstzweck eines falsch verstandenen Qualitätsmanagements. Wird die Methode als Führungsinstrument missbraucht, indem sie statisch "richtige" Bearbeitungswege vorschreibt, muss man sich nicht wundern, wenn sich gerade die engagierten und intrinsisch motivierten Beschäftigten verweigern. 

*mehr zum Thema finden Sie unter Gut zu wissen. Unsere sonstigen ViWa-IMPULSE finden Sie unter Impulse + Exkurse.